Hợp tác Kế hoạch & Ngân sách đào tạo năm 2021

[Minh Chiến]

Xin chào các anh chị em đồng nghiệp,

??̣̂? ??̂́ ???̣?? & ???̂? ??́?? đ?̀? ??̣? ??̆?
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách Lập Kế hoạch & Ngân sách đào tạo năm theo hướng tiếp cận Giải quyết vấn đề (Problems solving).
Để Lập Kế hoạch & Ngân sách đào tạo năm theo cách này, các bạn cần thực hiện các bước sau:
?. ???̣̂? ???̣̂? ??̂́? đ?̂̀ (???????? ??? ????????)
Việc nhận diện vấn đề sẽ chia làm 2 góc độ: vấn đề trước mắt và vấn đề tương lai.
??̂́? đ?̂̀ ???̛?̛́? ??̆́?: là những vấn đề mà công ty đang gặp phải. Cách nhận diện những vấn đề này thường thông qua 2 hình thức: (i) phân tích dữ liệu quá khứ như Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm, Biên bản họp giao ban, Đánh giá KPI/OKR các quý của các bộ phận… hoặc thông qua việc (ii) phỏng vấn các Trưởng bộ phận.
Để chuẩn bị cho việc nhận diện vấn đề trước mắt, các bạn cần chuẩn bị 1 số tài liệu như:
· Sơ đồ tổ chức công ty, Sơ đồ tổ chức Khối, Ban, Bộ phận…
· Chức năng, nhiệm vụ các Khối, Ban, Bộ phận…
· Định biên nhân sự theo sơ đồ tổ chức Khối, Ban, Bộ phận…
· Báo cáo biến động nhân sự theo Khối, Ban, Bộ phận… Cấp chức danh, Độ tuổi…
· Đánh giá hoàn thành KPI/OKR theo quý, tháng của các Khối, Ban, Bộ phận…
· Đánh giá nhân viên định kỳ (Performance Appraisal)
· Đánh giá năng lực nhân viên định kỳ (Competency Appraisal)
· Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm (Annual Report)
· Chiến lược, Mục tiêu phát triển các năm tiếp theo của công ty
· Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo của công ty, Khối, Ban, Bộ phận…
· Các tài liệu liên quan khác
Sau khi phân tích các tài liệu quá khứ, các bạn sẽ sơ bộ hình dung ra được vấn đề của công ty: công ty đã hoàn thành bao nhiêu % kế hoạch năm, những bộ phận nào chưa hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, lý do chưa hoàn thành có liên quan gì đến Sơ đồ tổ chức, Định biên nhân sự, Biến động nhân sự hay Năng lực của CBNV tại bộ phận hay không?
Việc tiếp theo cần làm, đó là phỏng vấn các Trưởng bộ phận để làm rõ vấn đề. Một số câu hỏi mà các bạn có thể sử dụng trong quá trình phỏng vấn các Trưởng bộ phận như:
· Trong năm vừa qua, Bộ phận của anh/chị chưa hoàn thành tốt những nhiệm vụ gì? Bộ phận của anh/chị gặp phải những khó khăn gì? Những cá nhân nào trong bộ phận của anh/chị gặp phải khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao? Những cá nhân đó gặp khó khăn do thiếu hụt kiến thức, kỹ năng hay khả năng gì?
Lưu ý: Đào tạo chỉ có thể giải quyết những vấn đề liên quan đến việc thiếu hụt kiến thức, kỹ năng hay khả năng thực hiện công việc. Những vấn đề liên quan đến thiếu hụt công cụ, thiết bị… hoặc quy trình, chính sách, mô hình tổ chức không hợp lý… cần được kiến nghị lên lãnh đạo cấp trên để giải quyết ở tầng hệ thống.
· Kế hoạch công việc của bộ phận trong năm tới đặt ra những thách thức gì về số lượng nhân sự cho bộ phận của anh/chị? Số lượng dự kiến tuyển mới hoặc tuyển thay thế cho năm tới là bao nhiêu? Các vị trí phát sinh mới là gì?
· Kế hoạch công việc của bộ phận trong năm tới đặt ra những thách thức gì về chất lượng nhân sự cho bộ phận của anh/chị? Những năng lực cũ cần cải thiện? Những năng lực mới phát sinh từ những nhiệm vụ mới?
Trong quá trình phỏng vấn các Trưởng bộ phận, các bạn nên yêu cầu các TBP chấm điểm các vấn đề. Đối với mỗi vấn đề mà bạn đã nhận diện cần được chấm điểm vấn đề đó theo 2 tiêu chí:
· Mức độ nghiệm trọng của vấn đề (thang điểm 0 – 5)
· Mức độ thường xuyên/ khẩn cấp của vấn đề (thang điểm 0 – 5)
Việc chấm điểm không cần quá chính xác, vì mình chỉ định tính vấn đề. Lấy 2 điểm số này nhân (x) với nhau, các bạn sẽ có điểm số của vấn đề. Điểm số của vấn đề thường sẽ chạy từ 0 đến 25. Theo kinh nghiệm của mình thì những vấn đề có điểm số >10 thường là phải giải quyết rồi. Tuy nhiên, các bạn có thể tổng hợp các vấn đề và lựa chọn giải quyết 20% các vấn đề có điểm cao nhất cũng được.
Lưu ý: Cùng 1 vấn đề nhưng điểm số ở các bộ phận và các cấp có thể khác nhau. Các bạn nên ưu tiên lấy theo điểm đánh giá của Ban lãnh đạo hoặc cấp cao hơn nhé. Trường hợp điểm số chênh nhau quá nhiều thì nên trao đổi kỹ lại với các bên liên quan nhằm tìm ra sự khác biệt.
Như vậy, sau khi phỏng vấn các Trưởng bộ phận, các bạn sẽ có được bức tranh toàn cảnh về các vấn đề mà công ty đang gặp phải và danh mục những vấn đề mà bạn cần ưu tiên giải quyết trước mắt.
??̂́? đ?̂̀ ??̛?̛?? ???: là những vấn đề mà công ty sẽ gặp phải trong quá trình phát triển tiếp theo. Những vấn đề này có thể đến từ (i) các yếu tố bên ngoài như chu kỳ kinh tế, nguy cơ bão hòa thị trường, các đối thủ kinh doanh sắp gia nhập thị trường, kế hoạch phát triển thị trường mới… hoặc có thể đến từ (ii) các yếu tố bên trong do sự phát triển của chính tổ chức.
Đối với các vấn đề này, Bộ phận L&D cần có sự chuẩn bị trước vì việc chuẩn bị năng lực cho CBNV thường mất tối thiểu vài tháng đối với các vị trí nhân viên cho tới vài năm đối với các vị trí quản lý.
Một trong các mô hình mà các bạn có thể tham khảo mà mình đã viết rất chi tiết trong các bài viết trước – đó là Mô hình Các giai đoạn phát triển của Doanh nghiệp của Eric Flamholtz. Mô hình này sẽ giúp các bạn hình dung về các giai đoạn phát triển của tổ chức và các hoạt động đào tạo trọng tâm trong từng giai đoạn. Link chi tiết mình sẽ để ở cuối bài viết nhé.
?. ??́? ??̣̂? ??̣? ???̂?
Sau khi nhận diện các (i) vấn đề trước mắt và (ii) vấn đề tương lai, các bạn cần xác lập mục tiêu & thống nhất mục tiêu với Ban lãnh đạo. Việc thống nhất mục tiêu trước khi nhảy ngay vào giải pháp sẽ giúp các bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian làm lại Kế hoạch & Ngân sách đào tạo năm. Cái này đi ra từ kinh nghiệm xương máu của mình đấy ah T.,T
Đối với từng vấn đề mà bạn đã nhận diện ở trên, các bạn cần xác lập và thống nhất mục tiêu theo mô hình The V model. Mô hình này chia mục tiêu đào tạo ra làm 5 cấp, tương ứng với 5 cấp độ trong đánh giá đào tạo, gồm:
· Cấp độ 1: Mục tiêu giải trí/ kết nối nội bộ
· Cấp độ 2: Mục tiêu tiếp nhận kiến thức
· Cấp độ 3: Mục tiêu thay đổi hành vi & cải thiện hiệu quả công việc (performance)
· Cấp độ 4: Mục tiêu cải thiện kết quả tài chính chung
· Cấp độ 5: Mục tiêu đo đếm bỏ ra 1 đồng thì thu lại được gì
(Chi tiết giải thích về mô hình này mình xin hẹn các bạn trong bài viết sau và mình sẽ cập nhật link ở cuối bài viết nhé)
Theo mình, ngay từ đầu các bạn nên thống nhất mục tiêu ở cấp độ 3 hoặc 4, tức là thay đổi hành vi & cải thiện hiệu quả công việc (performance) hoặc cải thiện kết quả tài chính chung. Việc đặt mục tiêu ở cấp độ cao này sẽ tạo một áp lực không nhỏ lên Bộ phận L&D nhưng cũng tạo sức ép về việc cần tham gia lên các Lãnh đạo trong công ty và tăng cường buy-in đối với các stakeholders. Nếu tham gia một chương trình đào tạo mà có thể cải thiện được kết quả công việc & kết quả đánh giá nhân viên định kỳ (Performance Appraisal) của cá nhân thì mình nghĩ là mọi người sẽ quan tâm đến đào tạo hơn nhiều.
Ngoài mục tiêu cho các vấn đề của các bộ phận và của công ty, Bộ phận L&D cũng nên đặt mục tiêu cho việc phát triển của bộ phận mình. Trong đó, có 3 mục tiêu mà các bạn cần làm rõ:
· Mục tiêu về đội ngũ nhân sự làm L&D: số lượng + năng lực (trong đó đừng quên đội ngũ giảng viên, coach, mentor… nhé)
· Mục tiêu về các hoạt động của L&D: các chương trình đào tạo, các hoạt động kết nối CBNV, các hoạt động lan truyền tri thức tổ chức, các hoạt động lan tỏa văn hóa học tập…
· Mục tiêu về hạ tầng L&D: từ những thứ cơ bản như Tài liệu quản lý đào tạo (Quy chế, Quy trình, Biểu mẫu…) cho đến các hạ tầng CNTT như LMS, LXS, Hệ thống quản trị tri thức tổ chức, Thư viện online, offline…
Phần này các bạn có thể tham khảo thêm trong bài viết về Mô hình các giai đoạn trưởng thành của Tổ chức học tập hiệu quả của Bersin. Link chi tiết mình sẽ để ở cuối bài viết nhé.

?. Đ?̂̀ ???̂́? ???̉? ???́? đ?̀? ??̣? & ???̂? ??́?? ???̛̣? ???̣̂?
Khi thiết kế 1 bộ giải pháp đào tạo và quy hoạch ngân sách để đáp ứng mục tiêu cấp 3 hoặc 4, theo mình các bạn nên áp dụng mô hình 70-20-10, trong đó:

· 10: Tỷ lệ các hoạt động đào tạo trên lớp như lớp học, workshop, e-learning, m-learning…​

· 20: Tỷ lệ các hoạt động đào tạo cộng đồng như coaching, buddy, mạng xã hội, câu lạc bộ, hội nhóm chuyên môn…​

· 70: Tỷ lệ các hoạt động tự trải nghiệm trong công việc như kế hoạch hành động sau đào tạo, tham gia dự án, tự trải nghiệm trong công việc…​

Tỷ lệ thực tế của các hoạt động đào tạo sẽ thay đổi theo từng công ty và từng giai đoạn phát triển của công ty cũng như mục tiêu của từng chương trình đào tạo.
(Chi tiết giải thích về mô hình này mình xin hẹn các bạn trong bài viết sau và mình sẽ cập nhật link ở cuối bài viết nhé)
Cuối cùng, các bạn sẽ nộp lên Ban lãnh đạo 1 bộ Kế hoạch & Ngân sách đào tạo năm, gồm:

· Các mục tiêu đào tạo & phát triển bộ phận L&D​

· Danh mục các chương trình đào tạo nhằm giải quyết các Vấn đề trước mắt​

· Danh mục các chương trình đào tạo nhằm giải quyết các Vấn đề tương lai​

· Danh mục các hoạt động phát triển bộ phận L&D​

· Ngân sách đào tạo (triển khai các chương trình đào tạo & phát triển bộ phận L&D)​

Cơ bản đến đây là xong rồi đấy các bạn ah :”)
Công ty các bạn hiện đang làm kế hoạch đào tạo thế nào? Có gì hay mà mình có thể học hỏi được? Hãy comment bổ sung thêm cho mình nhé.