SlimCRM
New member
- Bài viết
- 4
- Lượt thích
- 0
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ thông tin về nhân viên của bạn từ lúc ứng tuyển đến khi họ rời công ty: CV, đánh giá năng lực, đề nghị, hợp đồng, chức danh, nhiệm vụ, quá trình đào tạo, thông tin bảo hiểm, ngày phép, phiếu lương, ghi chú on/offboarding,...Quản lý hồ sơ nhân sự là việc ghi chép, lưu trữ, sắp xếp và cả tiêu hủy thông tin về nhân viên theo đúng luật. Với sự trợ giúp của công nghệ hiện đại, việc quản lý hồ sơ ngày càng dễ dàng và chính xác hơn cho doanh nghiệp.
Phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự
Xác định các tài liệu cần thiết
Đầu tiên, cần xác định các tài liệu trong hồ sơ nhân sự cần thu thập. Chúng thường bao gồm:- Tài liệu tuyển dụng: Bản mô tả công việc, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, ghi chép khi phỏng vấn, kết quả test.
- Tài liệu y tế: Thẻ bảo hiểm, giấy khám sức khỏe, tình trạng khuyết tật, hồ sơ tai nạn, bồi thường.
- Tài liệu tiếp nhận: Liên quan đến việc hội nhập và làm thủ tục cho nhân viên mới (onboarding).
- Tài liệu đào tạo: Lộ trình và kết quả đào tạo nhân viên.
- Tài liệu tính lương: Bảng chấm công, thời gian biểu, tờ khai thuế, phiếu lương.
- Ngày nghỉ: Liên quan đến thời gian nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ thai sản.
- Nhật ký nhân sự: Ghi chép về hiệu suất, những lần thăng chức, tăng lương,...
- Các tài liệu về quyền lợi, mức thưởng.
Xác định độ bảo mật và quyền truy cập
Theo luật, sẽ có những tài liệu mật bạn phải lưu ý khi quản lý hồ sơ nhân sự. Bạn cần vạch ra quy trình, tác vụ liên quan đến từng loại tài liệu, từ đó quyết định ai là người có quyền truy cập chúng, vào lúc nào, với tần suất ra sao. Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn mực sẽ đơn giản hóa khâu này cho bạn.Xác định thời hạn của tài liệu
Cán bộ cần lưu ý các vấn đề sau trong phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự:- Theo luật, có tài liệu gốc nào cần lưu trữ không, thời hạn bao lâu?
- Có sự việc nào (chẳng hạn nhân viên nghỉ việc) sẽ đẩy nhanh thời hạn lên không?
- Doanh nghiệp có phải chịu trách nhiệm nếu lưu trữ hồ sơ nhân sự khi nó đã hết hạn không?
