Là một bảng tính lương nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm tính lương, kiểm soát lương, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, tính từ số ngày công, các khoản phụ cấp của từng cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Một mẫu bảng lương chỉnh chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức.
Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra mẫu bảng lương chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày. Hiện nay đa phần các doanh nghiệp đang sử dụng công cụ miễn phí là Microsoft Excel để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên.
File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.
a. Nhóm cột thông tin nhân viên: Gồm các cột: Mã nhân viên ( ID ) , Họ và tên nhân viên, Phòng ban, Chức vụ, Số Tài Khoản, Ngân Hàng,…
b. Cột Lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác.
=> Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng 2020
c. Nhóm cột phụ cấp và tổng phụ cấp:
– Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm.
d. Tổng lương: là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.
e. Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.
f. Tổng thu nhập: là lương thực tế chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Có 2 cách để tính tổng thu nhập:
g. Lương để đóng bảo hiểm: Phần này sẽ là tổng Lương cơ bản và Phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm.
h. Nhóm cột Trích trừ lương NLĐ: Chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.
i. Nhóm cột Giảm trừ gia cảnh: Gồm những cột : Giảm trừ bản thân, Số người phụ thuộc, Tổng Mức tiền giảm trừ người phụ thuộc
j. Nhóm cột liên quan Thuế TNCN: Bao gồm Thu nhập chịu thuế, Thu nhập tính TNCN, Thuế TNCN phải nộp. Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty. => Xem thêm: Hướng dẫn tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương mới nhất
k. Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).
Tùy vào quy định của mỗi công ty sẽ có một vài khoản chi phí khác: quỹ từ thiện, quỹ công đoàn,……
Mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu cho mình một mẫu bảng lương đúng chuẩn nó sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính minh bạch trong khâu quản lý để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, phù hợp với luật pháp.
Bài viết trên đây đã chia sẻ kiến thức liên quan về việc tạo mẫu bảng lương và tính lương trong doanh nghiệp. Và với Phần mềm tính lương CorePayroll sẽ là gợi ý cho bộ phận C&B và doanh nghiệp trong việc quản lý tính lương cho nhân viên, thay vì phải loay hoay trong quá trình trả lương mỗi tháng.
Gửi yêu cầu tải bảng lương excel
Một mẫu bảng lương chỉnh chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức.
Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra mẫu bảng lương chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày. Hiện nay đa phần các doanh nghiệp đang sử dụng công cụ miễn phí là Microsoft Excel để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên.
1. Các thành phần trong một bảng tính lương cơ bản trong Excel:
File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.
a. Nhóm cột thông tin nhân viên: Gồm các cột: Mã nhân viên ( ID ) , Họ và tên nhân viên, Phòng ban, Chức vụ, Số Tài Khoản, Ngân Hàng,…
b. Cột Lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác.
=> Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng 2020
c. Nhóm cột phụ cấp và tổng phụ cấp:
– Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm.
- Nhóm phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm: Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp trách nhiệm, Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay Phụ cấp khu vực, thâm niên,….
- Nhóm phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm: tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở,….
d. Tổng lương: là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.
e. Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.
f. Tổng thu nhập: là lương thực tế chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Có 2 cách để tính tổng thu nhập:
- Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
- Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
+ Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiếu hoặc dư cho nhân viên.
g. Lương để đóng bảo hiểm: Phần này sẽ là tổng Lương cơ bản và Phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm.
h. Nhóm cột Trích trừ lương NLĐ: Chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.
i. Nhóm cột Giảm trừ gia cảnh: Gồm những cột : Giảm trừ bản thân, Số người phụ thuộc, Tổng Mức tiền giảm trừ người phụ thuộc
j. Nhóm cột liên quan Thuế TNCN: Bao gồm Thu nhập chịu thuế, Thu nhập tính TNCN, Thuế TNCN phải nộp. Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty. => Xem thêm: Hướng dẫn tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương mới nhất
k. Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).
Tùy vào quy định của mỗi công ty sẽ có một vài khoản chi phí khác: quỹ từ thiện, quỹ công đoàn,……
2. Các file dữ liệu cần chuẩn bị cho bảng lương:
Với các thành phần cần có để tạo được một bảng lương trên đây chúng ta có thể liệt kê sơ bộ một vài file cơ bản như sau:- File chấm công
- File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp đã thỏa thuận với người lao động
- File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
- File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương
- File theo dõi ngày phép, các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…
- File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
- File theo dõi biến động lương (tăng, giảm)
- File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
- File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc
- …
3. Những bất cập khi tính lương bằng Excel:
Vì phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3-5 ngày cho khoảng 60 – 100 nhân sự, còn đối với những đơn vị là Nhà máy sản xuất lớn với đội ngũ công nhân viên lên đến hàng ngàn thì mất nhiều thời gian và khó khăn hơn. Chưa hết, các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, lại mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Gây mất thời gian và công sức của người C&B. Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:- Không đảm bảo bảo mật
- Khả năng tích hợp kém
- Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
- Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau
- Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô
4. KẾT LUẬN
Mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu cho mình một mẫu bảng lương đúng chuẩn nó sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính minh bạch trong khâu quản lý để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, phù hợp với luật pháp.
Bài viết trên đây đã chia sẻ kiến thức liên quan về việc tạo mẫu bảng lương và tính lương trong doanh nghiệp. Và với Phần mềm tính lương CorePayroll sẽ là gợi ý cho bộ phận C&B và doanh nghiệp trong việc quản lý tính lương cho nhân viên, thay vì phải loay hoay trong quá trình trả lương mỗi tháng.
Gửi yêu cầu tải bảng lương excel
