Đối với một nhân viên tuyển dụng, việc xây dựng quy trình tuyển dụng hết sức quan trọng. Vừa tránh sự vướng mắc trong quá trình thực hiện, vừa rút ngắn thời gian cũng như tiền bạc cho một đợt tuyển dụng của công ty.
Trước khi bắt tay vào việc tuyển dụng, cần thống kê lại số lượng, vị trí lao động đồng còn thiếu cần tuyển dụng. Xác định được nguồn tuyển dụng sẽ hướng đến.
Xác định nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng của công ty gồm hai nguồn chính gồm trong nội bộ công ty
Đối với nguồn tuyển dụng từ nội bộ:
Những vị trí quan trọng công ty ưu tiên cho ứng viên được giới thiệu từ các cán bộ quản lý trong tổ chức.
Căn cứ vào hồ sơ ứng tuyển trực tiếp từ các phòng ban trong tổ chức.
Hồ sơ của ứng viên trong công ty được lưu trữ lại từ đợt tuyển dụng trước .
Từ bản tin thông báo nội bộ mà công ty đã đăng tải.
Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài:
Đối với các vị trí cấp cao, công ty ưu tiên sự giới thiệu những người có mối quan hệ rộng trong xã hội từ những cán bộ hoặc nhân viên có uy tín trong tổ chức.
Thông qua các trang thông tin đăng tải trên mạng xã hội, trang wed của công ty, cũng như các phương tiện đưa tin tuyển dụng khác hay trang rao vặt trên mạng xã hội.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Theo định kỳ tuyển dụng của công ty có thể tuyển dụng khi cần, tuyển dụng liên tục hoặc 2 lần/năm. Sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của năm tới, các phòng ban sẽ đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng và đưa ra yêu cầu tuyển sau đó trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt. Nếu được phê duyệt, phòng TCHC xác lập nhu cầu tuyển dụng theo yêu cầu của giám đốc, phòng TCHC đề nghị hay từ các bộ phận với tiêu chuẩn cũng như số lượng ứng viên cần tuyển dụng đính kèm.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Trưởng phòng TCHC sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng và gửi giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tuyển dụng cần có nội dung, nguồn và phương pháp tuyển mộ, thời gian tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn. Sau đó trình giám đốc phê duyệt. Nếu giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của giám đốc để thống nhất kế hoạch.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua giám đốc, phòng TCHC ra thông báo tuyển dụng. Khi ứng viên đã đến xin việc thì tiến hành các bước tuyển chọn.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phòng TCHC trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành xử lý các hồ sơ của ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận. Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng TCHC sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại ứng viên thông qua hồ sơ và thông báo thời gian, địa điểm phỏng vấn.
Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển
Ở vòng này chỉ gồm phòng TCHC kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển dụng là lao động trực tiếp công ty sẽ chia thành hai vòng là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp. Đối với lao động gián tiếp sau khi phỏng vấn sơ bộ còn thực hiện phỏng vấn sâu và cho đặt câu hỏi.
Thành phần phỏng vấn của công ty gồm: Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng; chuyên gia, cán bộ kỹ kỹ thuật liên quan; Ban giám đốc công ty và trưởng phòng TCHC (Nếu cần). Hội đồng này do giám đốc công ty quyết định thành lập.
Đây là bước quan trọng nhất đánh giá năng lực, thái độ và tác phong của ứng viên. Chính vì vậy ở bước này sự chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bám sát nội dung công việc đang tuyển dụng. Có thể tham khảo: Bí quyết phỏng vấn hiểu quả để lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất
Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng
Khi ứng viên đã vượt qua các bước ứng tuyển trên, Công ty quyết địng ký hợp đồng thử việc. Thời gian thử việc tùy thuộc vào vị trí mà người lao động đảm nhiệm nhưng không quá 2 tháng.
Khi kết thúc giai đoạn thử việc, người lao động và trưởng bộ phận cùng đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng
Bước 7: Hòa nhập nhân viên mới ( Định hướng nhân viên mới)
Công tác định hướng kết hợp trong thời gian lao động thử việc trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty như: kết quả sản xuất kinh doanh, các vấn đề công ty đang gặp phải, lương bổng. Sau đó ứng viên sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn.
Trước khi bắt tay vào việc tuyển dụng, cần thống kê lại số lượng, vị trí lao động đồng còn thiếu cần tuyển dụng. Xác định được nguồn tuyển dụng sẽ hướng đến.
Xác định nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng của công ty gồm hai nguồn chính gồm trong nội bộ công ty
Đối với nguồn tuyển dụng từ nội bộ:
Những vị trí quan trọng công ty ưu tiên cho ứng viên được giới thiệu từ các cán bộ quản lý trong tổ chức.
Căn cứ vào hồ sơ ứng tuyển trực tiếp từ các phòng ban trong tổ chức.
Hồ sơ của ứng viên trong công ty được lưu trữ lại từ đợt tuyển dụng trước .
Từ bản tin thông báo nội bộ mà công ty đã đăng tải.
Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài:
Đối với các vị trí cấp cao, công ty ưu tiên sự giới thiệu những người có mối quan hệ rộng trong xã hội từ những cán bộ hoặc nhân viên có uy tín trong tổ chức.
Thông qua các trang thông tin đăng tải trên mạng xã hội, trang wed của công ty, cũng như các phương tiện đưa tin tuyển dụng khác hay trang rao vặt trên mạng xã hội.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Theo định kỳ tuyển dụng của công ty có thể tuyển dụng khi cần, tuyển dụng liên tục hoặc 2 lần/năm. Sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của năm tới, các phòng ban sẽ đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng và đưa ra yêu cầu tuyển sau đó trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt. Nếu được phê duyệt, phòng TCHC xác lập nhu cầu tuyển dụng theo yêu cầu của giám đốc, phòng TCHC đề nghị hay từ các bộ phận với tiêu chuẩn cũng như số lượng ứng viên cần tuyển dụng đính kèm.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Trưởng phòng TCHC sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng và gửi giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tuyển dụng cần có nội dung, nguồn và phương pháp tuyển mộ, thời gian tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn. Sau đó trình giám đốc phê duyệt. Nếu giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của giám đốc để thống nhất kế hoạch.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua giám đốc, phòng TCHC ra thông báo tuyển dụng. Khi ứng viên đã đến xin việc thì tiến hành các bước tuyển chọn.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phòng TCHC trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành xử lý các hồ sơ của ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận. Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng TCHC sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại ứng viên thông qua hồ sơ và thông báo thời gian, địa điểm phỏng vấn.
Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển
Ở vòng này chỉ gồm phòng TCHC kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển dụng là lao động trực tiếp công ty sẽ chia thành hai vòng là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp. Đối với lao động gián tiếp sau khi phỏng vấn sơ bộ còn thực hiện phỏng vấn sâu và cho đặt câu hỏi.
Thành phần phỏng vấn của công ty gồm: Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng; chuyên gia, cán bộ kỹ kỹ thuật liên quan; Ban giám đốc công ty và trưởng phòng TCHC (Nếu cần). Hội đồng này do giám đốc công ty quyết định thành lập.
Đây là bước quan trọng nhất đánh giá năng lực, thái độ và tác phong của ứng viên. Chính vì vậy ở bước này sự chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bám sát nội dung công việc đang tuyển dụng. Có thể tham khảo: Bí quyết phỏng vấn hiểu quả để lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất
Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng
Khi ứng viên đã vượt qua các bước ứng tuyển trên, Công ty quyết địng ký hợp đồng thử việc. Thời gian thử việc tùy thuộc vào vị trí mà người lao động đảm nhiệm nhưng không quá 2 tháng.
Khi kết thúc giai đoạn thử việc, người lao động và trưởng bộ phận cùng đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng
Bước 7: Hòa nhập nhân viên mới ( Định hướng nhân viên mới)
Công tác định hướng kết hợp trong thời gian lao động thử việc trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty như: kết quả sản xuất kinh doanh, các vấn đề công ty đang gặp phải, lương bổng. Sau đó ứng viên sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn.
