Đọc báo giùm bạn Phân biệt chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm

[Thành Ly]

Trong một công ty hay doanh nghiệp, những khái niệm này được sử dụng rất nhiều để phân công công việc trong tổ chứuc: Chức năng từng phòng ban, quyền hạn của từng cá thể nhân viên, nhiệm vụ của trưởng phòng, trách nhiệm của mỗi cá nhân...và vô số những mô tả khác liên quan tới những khái niệm này nữa.
Điều này có thể cho chúng ta thấy được hiểu rõ ràng, rành mạch những khái niệm trên là quan trọng như thế nào, đặc biệt là đối với người làm nhân sự, một trong những công việc quan trọng cần làm của họ là mô tả những khái niệm trên với từng vị trí công việc của từng nhân viên, bộ phận cụ thể.

Khi có trong tay một bản mô tả công việc mà những khái niệm này không hề rạch ròi, không rành mạch, rõ ràng, thật khó để cho người làm biết rõ mình phải làm những gì, công việc làm ra sao, làm thể nào để hoàn thành nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi nhân viên trong mỗi phòng ban là gì? Sẽ không có 1 định hướng, 1 kim chỉ nam tốt cho từng nhân viên, dẫn tới việc đan xem quyền hạn, chức năng cũng như trách nhiệm. Sự lộn xộn sẽ xảy ra, gây lãng phí tài nguyên và năng suất lao động cũng như hiệu quả công việc sẽ không cao.

Nhưng liệu có phải tất cả chúng ta đều có thể phân biệt rõ ràng khái, phạm trù của tất cả những từ ngữ vốn đã vô cùng quen thuộc với chúng ta trong cuộc sống hằng ngày kia không? Bạn hãy thử tra định nghĩa của những từ trên trong bất kỳ cuốn từ điển nào mà bạn có thể tìm thấy được. Kết quả thật bất ngờ: Chính bạn cũng không thể hiểu được rạch ròi, rõ ràng giữa những khái niệm trên và thật khó để có thể hiểu phân biệt rõ ràng giữa CHỨC NĂNG – QUYỀN HẠN – TRÁCH NHIỆM – NHIỆM VỤ... nhưng bạn hãy đừng lo lắng, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về ý nghĩa, khái niệm rạch ròi của những từ này!
CHỨC NĂNG
Hiểu theo một cách đơn giản nhất: CHỨC NĂNG = CHỨC vụ + khả NĂNG
Ý muốn nói: Với chức vụ ấy, sẽ có khả năng làm gì? Như vây, theo như khái niệm về Chức năng. Chức năng chính là danh sách những công việc mà vị trí đó có thể làm.
NHIỆM VỤ
Những công việc cần làm để đảm bảo chức năng của vị trí công việc không bị sai lệch. Ví dụ như Chức năng của anh Tuyển dụng trong doanh nghiệp là Tuyển dụng Nhân sự cho doanh nghiệp. Để có thể đảm bảo chức năng đó, anh làm Tuyển dụng cần phải thực hiện những việc gì?
Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng... Tất cả các nhiệm vụ ấy chỉ để làm đúng chức năng và làm tròn trách nhiệm của vị trí ấy.

QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
Trong quản trị học, khái niệm quyền hạn luôn đi đôi với khái niệm trách nhiệm, để có thể làm tròn trách nhiệm công việc ở một vị trí, mỗi cá nhân phải có một quyền hạn nhất định: Một CEO không thể điều hành doanh nghiệp nếu không có quyền hạn ra quyết định, điều hành hoạt động với từng nhân viên trong công ty. Một giám đốc nhân sự Tuyển dụng và Đào tạo chịu trách nhiệm về nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp không thể Đảm bảo được nguồn nhân lực của Doanh nghiệp nếu không có quyền hạn trong việc quyết định việc này: Tuyển dụng bao nhiêu? Vị trí cần nào cần tuyển dụng? Đào tạo như thế nào?...

• QUYỀN HẠN: Có quyền trong một giới hạn và cái giới hạn này nó càng rộng thì trọng trách, trách nhiệm đặt lên nó càng nhiều.
• TRÁCH NHIỆM: Những công việc mà vị trí đó phải đảm bảo, nếu không đảm bảo thì sẽ chịu hoàn toàn hậu quả. Ví dụ như với vị trí Tuyển dụng nhân sự: Chức năng sẽ là cung ứng nhân sự cho Doanh nghiệp thông qua kênh tuyển dụng từ bên ngoài vào, Trách nhiệm: Đảm bảo nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp, nếu như Nguồn nhân lực không được đảm bảo, người làm tuyển dụng nhân sự sẽ phải chịu mọi hình thức kỷ luật từ cấp trên của anh ta.

Hai khái niệm này luôn đi liền nhau, tương hỗ, bổ trợ cho nhau.

Kết luận, việc phân biệt rõ ràng các khái niệm trên là vô cùng cần thiết đối với một người làm nhân sự trong doanh nghiệp. Chỉ khi phân biệt được rạch ròi các khái niệm này trên bản mô tả công việc của từng vị trí thì khi ấy, mọi thứ mới hoạt động nhịp nhàng, trơn tru được.